안녕하세요, 한화케미칼 EVA 영업팀 이연주입니다. 이번 달에는 다들 궁금해하실 '해외출장'에 대해 이야기를 해 보려고 합니다. 사실 저는 담당하는 지역이 역외권 지역(유럽, 아프리카 등등)이라 출장을 나가려면 여러 가지 준비가 많이 필요합니다. 또 모든 해외영업 담당 직원들의 고민거리! 출장에서 돌아온 뒤 작성하는 무시무시한 '보고서' 또한 저를 기다리고 있죠. 하지만 '해외'로 떠난다는 설레는 마음과 일한 뒤 주어지는 잠깐의 여유가 힘든 일을 모두 잊게 해주는 것 같은데요. 그럼 지금부터 저와 함께 출장 준비부터 보고서작성까지 해외출장의 모든 과정을 낱낱이 살펴볼까요?
#해외출장의 기본, 철저한 준비
우선 '해외출장'을 가기 전 여러 가지 준비가 필요합니다. 먼저 어떤 고객사를 방문해야 하는지, 각 고객사별 어떤 이슈가 있는지, 방문 후 우리가 원하는 결과가 무엇인지 등의 사전 정보를 생각하지 않는다면 가는 의미가 없죠. 정확하게 어떤 목적으로 출장 계획을 세우는지 연구소, 공장 및 영업 팀 내부 협의가 꼭 필요합니다.
특히 영업사원만 판촉 및 프로모션 목적으로 고객사를 방문할 때는 제품에 대한 공부 또한 심도 있게 해야 합니다. 고객사 측에서 보면, 한화케미칼 자체를 대표해 영업사원이 회사를 방문하는 것이므로 제품에 대해 궁금했던 점을 다양하게 물어올 수 있기 때문이죠. 그러니 영업적인 부분 외에도 제품 자체나 생산프로세스 등을 미리 숙지하는 시간을 갖는 것이 중요합니다.
#출국 전 확인할 사항들
▲ 독일 프랑크프르트 공항
두근두근 출국일입니다. 사실 출장 가는 당일도 그렇게 여유롭게 출국할 수 없습니다. 7박 8일 유럽 출장과 같은 '장거리 출장'은 오랫동안 자리를 비워야 하므로 출국 당일 아침까지 일주일간 사무실이 아니면 할 수 없는 일들(전산처리 등이 대부분이겠죠? ^^)을 인수인계해야 합니다. 또한, 업무 혼선 방지를 위해 국내 고객사에게도 전화로 미리 양해를 구해야 하죠. 그리고 출국 전 마지막으로 다시 한 번 미팅을 체크하는 작업도 필요한데요. 상대방이 깜빡 잊었다거나 하는 불상사가 발생한다면... 국제미아가 되겠죠?! 그리고 이번 출장은 독일, 이탈리아, 스위스 3개국을 방문하는 일정이었기 때문에 사전 일정 체크가 어느 때보다 더 중요했답니다.
반복되는 #미팅과 이동
▲ 차창 밖으로 보이는 이탈리아 풍경
출장지에 도착하고 나면, 이제부터 업무의 시작입니다. 아시다시피 당사는 석유화학 제조사이기 때문에 고객사가 대부분 공장이 되는데요, 주로 공업도시나 한적한 시골에 있어서 자동차 혹은 기차를 타고 이동하게 됩니다. 이탈리아에서는 이동하는 데 만 거의 6시간 정도 걸리기도 했답니다. 지루하고 몸이 쑤시기도 했지만, 창밖의 풍경을 보며 잠깐의 힐링(?)을 하기도 했습니다.
▲ EVA와 공장 생산품 모습
고객사 도착하면 미팅을 진행합니다. 미팅 주제는 사전에 생각했었던 주제도 이야기하게 되지만, 예상 밖의 주제도 떠오르게 됩니다. 신제품 관련하여 이야기하던 중에 경쟁사의 새로운 제품에 대한 정보도 듣게 되었죠. 더불어 당사 생산이 가능한지, 제품, 공정라인 등 전반적인 내용을 알아야만 하는 질문도 받게 됩니다. 그럴 때는 시차가 허락하는 한 연구소, 공장에 연락을 취하여 최대한 정확한 정보를 제공해야겠죠? 섣부른 판단으로 허위 정보를 고객사에 제공하면 나중에 정말 큰코다칠 수 있으니까요! 그리고 미팅 후에는 최종 생산품을 확인하며 고객사의 공장을 둘러보는 등 간단한 소개를 들을 수 있습니다.
출장의 백미, 저녁 식사 및 #관광
이렇게 미팅, 이동만 하는 것이 출장이라면, 한국에서 메일, 전화로도 할 수 있겠죠? 진정한 출장의 이유! 저녁 식사 그리고 관광이겠죠? 그런데 유럽인들은 식사를 매우 매우 천천히 즐기는 편이라 거의 4시간 동안 밥을 먹더군요. 그래서 거의 10시가 다 되어서야 저녁 식사가 끝나는 데요. 하지만 6월~7월의 서유럽(북쪽으로 가면 갈수록 더)은 저녁 7시가 넘어도 우리나라 4시같이 해가 떠 있어서 즐겁게 돌아다닐 수 있었습니다.
▲ 고객사 사람들과의 현지 관광
사실 하루종일 영어를 듣고, 말하니까 정신적으로 굉장히 피곤하긴 합니다. 그래도 항상 메일 또는 전화만 하던 상대들과 만나고 시간을 보내며 그들에 대해 업무가 아닌 인간 대 인간으로 만날 수 있는 소중한 기회였습니다. 항상 업무 이야기만 하던 상대들이라 딱딱하고 재미없을 줄 알았는데, 역시 사람은 만나봐야 아는 것이었습니다. 맥주 한 잔을 하며 유럽 이야기, 한국과의 차이점 등등에 관해 이야기 하다 보면 하루가 금방 지나간답니다! 8일동안 여기저기 둘러보며 유럽의 경치에 흠뻑 빠진 채 한국으로 다시 귀국하게 되었습니다.
업무 복귀 후 #보고서 작성
이렇게 짧으면 짧고, 길다면 긴 출장이 끝나고 업무복귀를 했습니다. 틈틈이 메일을 확인하지만 대응하지 못한 메일들을 다시 한 번 꼼꼼히 확인하고, 출장 중에 중요한 이슈 등을 정리하여 고객사에 메일로 보냅니다. 그러면 제가 요청한 사항이나 고객사에 해야 하는 일들에 대해 한 번 더 정리할 수 있어 보고서 쓰기도 더 쉬워집니다. 사실 저 혼자만 출장 내용을 깊이 아는 것은 소용없는 일이죠. 출장지의 전반적인 내용과 굵직한 이슈들은 정리해서 보고서의 형식으로 공유하는 것이 좋겠죠? 출장 전에 써 두었던 시장조사 보고서를 바탕으로 더욱더 디테일한 내용과 새로운 이슈들을 채워가며 보고서를 씁니다. 물론 선배 사원, 팀장님의 충고와 빨간 펜은 필수적이죠!^^ 보통은 출장 후 3일 이내에 보고서를 컨펌받는 것이 이상적이랍니다!
이렇게 7박 8일간의 유럽 출장이 끝나며 해결된 이슈들이 있지만, 또다시 생겨나는 이슈들이 있습니다. 그러나 얼굴도 모르는 외국인들과의 이슈가 아닌 "파스타를 함께 먹었던 그 아저씨(?)와 이야기했던 이슈구나, 빨리 해결해봐야지!" 하는 마음이 들어 더욱더 적극적이고 빠르게 일을 처리하게 되는 것 같습니다. 역시 사람과 사람 간의 만남, 정은 국경도 상관없는 것 같네요. 저의 7박 8일 유럽 출장기를 통해 '해외출장'에 대해 알아봤는데 어떠셨나요? 제 글이 막연하게만 생각했던 '해외출장'을 생생하게 느끼는 기회가 되셨기를 바랍니다! :)