안녕하세요. 오늘은 이제 갓 입사한 직장 새내기 분들을 위해 선배들에게 예쁨받는 비법을 알려드리고자 해요. 회사 생활은 기본적으로 조직문화이기 때문에 혼자 일만 잘한다고 해서 결코 직장생활을 잘 한다고 할수가 없죠. 그래서 신입들에게 더욱 직장생활이 힘겹게 느껴지기도 합니다.
선배들에게 고민을 토로해보지만, 딱히 답이 있는건 아니죠. 그런 분들을 위해 작게 나마 도움이 되고자 몇 가지 노하우를 정리해 봤어요. 전하고 싶은 이야기가 너무 많지만, 회사는 업무로 모인 자리이기에 업무 중에서도 가장 중요한 ‘보고하기’ 노하우에 대해 먼저 말씀드릴께요.
이름하여 ‘신입 후배님들에게 전하는 따뜻한 잔소리 – 팀장님께 예쁨 받는 보고하기’ (노하우 공개는 제가 보고를 잘한다는 사실 여부와 무관함을 미리 알려드립니다. ^^;, 따뜻하지 않고 까칠한 면도 있으나 모두 여러분에 대한 애정에서 나오는 약이 되는 잔소리라는 점만 알아주세요.)
회사생활이 어떤 것인 지에 대해서 잘 몰랐던 신입 시절에는 팀장 혹은 한 조직의 리더가 하는 역할이 무엇인지 정확하게 파악하지 못하지요. 멀리서 보기엔 일은 그닥 많이 하지 않고 부하직원에게 현황을 듣고 맞다 아니다만 결정하는 것이 편해 보이기만 했으니까요. 그래도 설마 신입 후배님 중에 드라마의 주인공들처럼 열심히 다른데서 놀다가 와서는 ‘이게 최선입니까?’ 라고 말하는 것이 리더라고 생각하시는 분은 없겠지요?
회사에서 일을 하다가 보면 어떤 것이 회사를 위한 방향인지 판단하고 결정하고 책임지는 것이 가장 어려운 일이라는 것을 새삼 느끼게 됩니다. 판단은 누구나 할 수 있지만 결정에는 책임이 따르지요. 그래서 회사를 위한 이끌어 가는 방향은 팀장님이 결정한답니다.
신입 후배 여러분이 업무를 하면서 무엇인가 판단하게 될 테지만, 그 방향으로 결정되지 않을 수도 있어요. 왜냐하면 결정은 책임질 사람이 하는 것이니까요. 신입이 판단한대로 결정된다면, 그것은 신입이 책임진다는 뜻이 아니라, 팀장과 판단이 일치하여 그 방향으로 결정되어 팀장이 책임진다는 뜻입니다.
그래서 보고서나 품의서에는 항상 팀장급 이상의 결재를 받는 것이죠. 이러한 과정에서 내린 결정은 팀의 의견이지, 한 개인 사원의 의견이 아니랍니다. 사적인 일이 아니고 회사의 일, 그리고 개인이 아닌 팀의 의견이기에 보고서의 방향이 신입사원이 판단한 바와 다르게 결정되었다고 해서 크게 낙심하거나 불만을 가질 필요는 전혀 없습니다. 오히려 팀장의 의견은 존중하지 않고, 본인의 의견을 따라달라고 요구하는 것이 올바른 것인지도 생각해 볼 일입니다.
혹시나 어떤 분들은 본인과 팀장의 판단이 다를 경우, 팀장은 업무를 직접하지도 않고 잘 모르면서 결정을 하시는게 아닌가 생각할 수도 있겠지요. 팀장의 판단력이 낮은 것이 아닌가 의심도 하고요. 냉정하게 말씀드리면 본인의 판단을 설득력있게 보고하거나 주장하지 못한 본인의 잘못일 경우가 더 크다고 말씀드리고 싶습니다. 팀장이 평소에 그 이슈에 대해서 어떻게 생각하고, 결정을 내리는 성향은 보수적인지 도전적인지, 또한 궁금해할 사항은 어떤 것일지에 등등에 대해서 더 알아보고 준비했다면 다른 결과가 나왔을 수도 있으니까요.
모든 업무는 설득의 연속이에요. 팀장님을 설득해야하고, 동료를 설득해야하고, 때론 나 자신을 설득하기도 해야합니다. 어떤 업무에 대해서 팀장님을 설득시킬 수 없을 땐, 항상 나는 내 자신을 확실히 설득하였는지를 먼저 물어야 해요.
내 자신이 준비가 완벽히 되었을 때, 타인을 설득할 수 있지요. 그래서 설득력을 키운다는 말은 준비를 철저히 한다는 말과도 통합니다. 본인이 어설프게 준비하고서 타인을 설득하기 원한다면 그 것은 어림 없는 일이란 것을 아시겠지요?
보고할 때에는 필히 ‘현황’과 그것을 종합한 ‘본인의 결론’이 둘 다 들어가야 해요. 결론없이 현황만 나열된 보고서라면 아무리 잘 작성하였더라도 다 읽고 나면 ‘그래서 어쩌라고?’라는 반응이 나올 수 밖에 없지요.
반대로 꼭 ‘이 사항을 실행해야 합니다’라는 주장만 하고 그를 뒷받침하는 증빙은 주관적이고 검증되지 않은 자료(예로 ‘이건 제 경험상 뻔해요’라는 등의 확실하지 않은 의견)라면 낙제점의 보고서이지요.
업무는 대부분 ‘현황파악 및 문제점 도출 -> 해결책 마련’의 단계를 거칩니다. 이중 한 가지 요소라도 부족하거나 부정확하다면 아쉬운 보고서가 될 수 박에 없습니다. 보고서에는 현황과 결론 두 가지 모두 객관적이면서도 명료하고 알아듣기 쉽게 담겨 있어야 한다는 점 잊지 마세요.
팀장의 지시를 받고 며칠간 업무를 해서 보고를 했더니, 막상 팀장이 원했던 것이 이게 아니였다는 말을 듣게 됩니다. 이럴 때 억울하고 일했던 시간과 노력이 아깝기도 하지요. 그렇게 되지 않기 위해서 꼭 필요한 것이 중간보고에요.
업무를 하기 전에 업무를 어떤 식으로 진행할지 구조화 시키는 것이 매우 중요하답니다. 그리고 어느 진행 단계에서는 중요한 결정사항이 있기 마련이고요. 그래서 업무의 중간에 이런 결정사항이 있어서 이런 방식으로 진행하겠다는 보고가 필수지요. 팀장 성격이 급하고 업무 챙기는 데에 꼼꼼한 분이라면, 꼭 중요한 단계가 아니라도 일정 시간이 지나면 어떻게 진행되고 있는지 보고하는 것은 더욱 중요하지요.
만약 타 부서의 비협조 혹은 불가피한 사정으로 인해 업무가 진행되지 않고 있다가 업무 기한이 다 되서야 진행이 안되고 있다고 보고 된다면 정말 팀장님께 제대로 찍힐 수 있는 절호의 기회(?)입니다. 어쩔 수 없는 사정으로 인해 업무가 미뤄진 것이 실망인 것이 아니라, 안되고 있는 상황에 아무 대처도 하지 않은 채 가만히 기한이 다가 올 때까지 보고만 있었다는 사실이 찍히는 원인이 되는 것이지요.
갑자기 대처하기 어려운 상황이 온다면 즉시 보고하세요. 또 팀장이 지시하고 나서 잊은 것 같아서 그냥 넘어가신 적 있으신가요? 지금 당장 처리하거나 진행한 다음 보고를 드려보세요. 이제라도 칭찬 받으실 거에요.
사람은 누구나 실수하게 마련이지요. 기한에 쫓겨서 급박하게 작성된 따끈한 보고서를 제출했다가, 오탈자를 확인해서 민망했던 경험 누구나 있을 것 같은데요. 여러분은 점수를 받기 위해 보고서를 제출하는 아마추어 학생이 아니고, 팀장 또한 오탈자를 체크하고 얼마나 보고서를 잘 썼는지 평가하는 교수님이 아니랍니다.
신입사원은 업무를 배우는 과정이기는 하지만 공부하기 위해 입사한 사람은 아니지요. 바로 성과를 내기 위해 입사한 사람입니다. 그렇기 때문에 오탈자를 검사하고 이 보고서가 논리에 맞게 잘 쓰여졌는지 다시 검토하여 완벽한 보고서를 만드는 것도 중요한 업무이자 큰 성과입니다.
본인이 작성한 보고서를 2~3분에 걸쳐서 다시 한번 검토하는 것이 실수를 만회하는데 쓰여야할 몇 시간의 수고보다 큰 역할을 합니다. 기한이 늦어서 긴급하더라도 단 3분이라도 보고서를 다시 처음부터 끝까지 검토하는 습관을 들이는 것이 상사분들이 후배분에게 기대하는 것이라는 걸 기억하세요.
한 부서가 모든 일을 해결해야 하는 경우는 드뭅니다. 영업부서의 일이라면 생산팀, 물류팀, 금융팀 등의 부서와 협조를 해야하는 경우가 많지요. 예를 들어, 나는 영업팀 사원인데 생산지연으로 인해서 수출 컨테이너 작업이 지연되어 물류 추가비용이 발생한 사항에 대해 보고하게 되었다 가정해 볼께요.
생산팀에서 어떠한 사유로 지연되었는 지를 알아야하고, 이로 인한 수출 컨테이너 작업의 영향을 물류팀에 문의하여 알아야하고, 발생하는 추가 비용은 어떻게 지급하고 또 어떻게 회계처리 할 것인지에 대해서 금융팀에 문의하여 알아야 합니다. ‘생산팀 일이라서 잘 모르겠습니다. 누군가 알아서 대처할 것입니다’ 라고 보고하지는 않으실테죠. 생산팀 역시 생산만 하는 것이 아니라 영업팀의 요청사항을 듣고, 구매팀의 사정을 고려해야 하며, 환경안전도 알고 있어야 합니다. 이렇게 본인의 업무만 한정되어 하는 곳은 한 부서도 없다고 생각하시면 됩니다.
영업팀 직원이라고 생산에 대해서 모르고, 물류에 대해서 잘 모른다는 사실은 자랑이 될 수 없습니다. 관련 업무 프로세스를 파악하여 본연의 업무를 원활히 하는 것은 업무를 담당한 직원의 당연한 의무라고 할 수 있겠지요. 어디까지가 역할인지 혼동되신다면, 상사분께 여쭤보시면 됩니다.
2014년 새해가 밝았습니다. 이제 곧 대학을 졸업하고 많은 분들이 새로운 희망과 포부를 안고 직장에 취업하게 되실텐데요. 이제 막 입사하신 분들의 시행착오들을 조금은 줄여드리고자 준비했는데, 업무를 어떻게 하는 것이 맞는 지에 대해서 배우고 싶은 분들께 조금이라도 도움이 되었으면 합니다. 신입 새내기 모두 예쁨 받는 직원으로 자라나시길 바랍니다! ^^
